疫情環境下，如何保證企業員工遠程辦公效率？

作者：羅伯特·格雷澤(Robert Glazer)

來源：《遠程工作革命：簡單有效的遠程工作原則與方法》

2019年末一場突如其來的疫情，打亂了原本平穩、和諧的工作與生活節奏。

為了減少疫情的蔓延，很多企業選擇了居家與彈性辦公，隨之而來的是大量居家、移動、分散和遠程辦公的工作場景。

遠程辦公，聽上去很爽，可真的在家工作時，你可能會無所適從、效率低下，甚至有時候“摸摸魚”一天就過去了。對此，許多人都表示，還是在辦公室工作效率高。

但在“后疫情”時代，這種辦公形式可能成為未來的新趨勢。無論如何，我們應該都做好長期遠程辦公的準備，以適應遠程辦公形式帶來的改變。

怎樣才能在遠程辦公中如魚得水，你可以參考以下幾點建議：

01 設置有形的界限

辦公室工作最明顯的好處是個人生活和職業生活之間有著客觀存在的界限。遠程工作時，許多人會感覺無法將工作與生活進行切割。

緩解這種溢出效應可以通過設置清晰的有形界限，將工作與家庭生活進行切割。

如果條件允許的話，最好在家里劃定專屬工作區域。這樣一來，不僅幫助你從心理上確定了工作時間，同時也向家里人發出信號，明確告訴他們什么時候有空，什么時候很忙。

如果沒有明確的工作或非工作信號，家里的人可能會認為能看見你，就能找你，完全不顧你是否正在工作，會給你帶來困擾。

劃定專屬辦公區域就可以避免這種干擾，然而并非所有人在家都有專屬辦公的房間。

但是，即使是在房間的角落里擺一張折疊桌，或者在客廳桌子旁選一把椅子作為“辦公椅”，也是朝著劃定身心邊界邁出了重要一步。

一天工作下來，起身離開工作區域，利用這些邊界可以幫助你退出工作模式。

02 恪守時間表

系統地安排時間，關注時間的使用很重要。

遠程辦公最好能夠按時起床，確定白天工作的時間及時長，主動規劃分配用于項目、會議、午餐、鍛煉及個人的時間。

同樣，日程安排中也應納入休息時間并嚴格執行。

在辦公室工作時，自然而然地會有一些休息的時刻，比如午休時間。相比之下，遠程辦公可能常常在家埋頭工作幾個小時，沒有明確的時間概念。

設定時間表并嚴格遵守，不僅能更好地確保完成工作，也能留些時間休息和調整。

團隊可以同步日程表，這樣每位成員能夠在同一時間集中精力完成工作，確保了團隊內部工作的流暢度。

疫情期間，人們也更加深刻地認識到了日程安排的重要性，特別是孩子在家的雙職工家庭。

能夠提前與伴侶或配偶協調日程安排的職場父母往往適應得最好。他們會明確每個時間段誰來陪孩子，誰來工作，以及其他類似的安排。

03 精力管理

在一天中劃定專屬工作時間，并不意味著你就必須投入到高強度的工作中，一次幾個小時不停歇。

當你的時間安排明確后，最好能夠混搭不同類型的活動，避免過度工作。

健身界有一個廣泛應用的間歇訓練模式：高強度的劇烈運動結合短暫的休息，在不過度鍛煉身體的情況下增強你的力量和耐力。間歇訓練也可以應用于腦力勞動，高強度的腦力勞動結合短暫的休息，確保你不會精疲力竭。

同時也需考慮休息時間，了解自己什么時候精力旺盛，什么時候精力渙散。

不妨為自己設置一個工作方案，花點時間來思考一天中什么樣的時間段適合完成什么類型的任務。

嘗試過程可能反反復復，也會出現一些錯誤，但一旦確定適合自己的工作方案，會對工作幸福感的提升和工作效率的提高產生持久的影響。

04 設定工作日緩沖區

你在遠程辦公時，可能一覺醒來馬上拿起手機或操起電腦工作，一直工作到晚飯時間，然后再把工作帶到臥室去。

而諸多知名行為專家強烈建議每天堅持“早晨例程”，而不是直接投入工作。例如用咖啡和早餐開啟一天，或是輕快的慢跑、鼓舞人心的閱讀來開啟一天。

每天早上為自己做些事情會讓你頭腦清醒、精力充沛，能夠更好地進入工作狀態。

如果你從床上爬起來，立馬投向手機和電腦，這樣往往會帶來壓力。這樣開啟一天相當于早上7點穿著睡衣直接從床上跑到辦公室。

結束一天工作的時候也是如此。盡管不喜歡通勤，但回家途中給許多人提供了放松的時間，讓他們可以在踏進家門之前從工作模式中解放出來。

就像早上一樣，結束一天的工作后抽空放松一下。不管你是想遛狗、聽音樂、看書，甚至是冥想，一旦結束工作時，即使簡單的事情也會有助于你在漫長的遠程辦公日后緩解壓力。

在這點上，確保任何工作設備遠離臥室也是很有用的。

研究表明，睡前看屏幕會延遲進入睡眠狀態的時間，也會減少深度睡眠。睡前帶上筆記本電腦、回幾封郵件可能會讓你更加疲倦，第二天的工作也很難保持專注。

歸根結底，你所做的就是犧牲掉你的健康和工作效率，只為回復那些可能原該等到早上回復的信息。

記住，環境應該為你所控。

05 保持動力

許多人開啟遠程辦公之初，面臨的是疫情帶來的社交隔離及經濟不景氣帶來的壓力，還有許多家長需要同時兼顧在家照顧孩子。

大多數人很快就感到疲于應對，并開始擔心長期居家辦公如何保持工作的積極性。

對一些人來說，工作帶來了薪水，這就是動力。但如果這對你不適用，最好尋找其他的激勵方式。

挖掘動力的一個方法是確定在你的工作職責中哪些任務是你最喜歡的，尤其是那些能夠展示你的技能的。

你可以嘗試著將這些工作安排在固定的時間塊，這樣你就可以期待這類工作，把專注、高效的時間花費在最喜歡的事情上。

或許最強大的驅動力就是擁有清晰的目標。它從根本上有意識或無意識地驅動著我們。

清晰的目標就像是人生的主旨句，明確表達出你之于這個世界的意義。

你可以將你的工作職責與你想要在生活中實現的目標結合起來。無論你從事什么職業，或者在生活中追求什么目標，如果能以某種方式將兩者結合在一起，你就更容易獲得動力。

下一次，如果你在工作中感到動力不足時，不如花幾分鐘思考或寫下生活中對你重要的事情或你想要完成的目標。

06 保持專注

居家辦公經常會有讓自己分心的事物，這是難以避免的。

不只是電視或是手機，令你分心的事物遠不止這些。遠程辦公時，你會突然意識到早餐的碗碟還沒有洗，有一段時間沒有倒垃圾了，地毯需要吸塵了等等。

專注是一項技能，通過練習就能掌握，掌握這一技能可以使我們工作中效率更高，壓力更小。

提升工作專注力的一個方法就是避免上述分心的事情。

每天花上幾分鐘清理工作區域，保持整潔。如果你需要完成上述家務才能讓你白天的工作心無旁騖，那么可以固定一個時間來完成這些家務。

另一個提升專注力的途徑就是有意地進行練習。

有一個技巧，即為自己設定計時器。先從較短的時間開始，比如15~20分鐘，規定這個時間段專注地完成一項任務，比如匯編數據或是寫份報告。通過這樣的練習，你的注意力持續的時間就會越來越長。

07 關愛自己

不要忘記關注自身的健康與快樂。

工作中的壓力使你疲于應對，久而久之，這種壓力會蔓延到工作之外，影響你的精力，影響你和家人朋友的關系，甚至影響你整體的幸福感。

同理，生活中壓力重重的話，最終會導致你的工作表現明顯下降。

久而久之，這就是一個惡性循環，特別是對于遠程辦公員工來說，他們工作和生活在同一個地方，有時還無法完全脫離工作。

防止這種情況最有效途徑就是采取積極主動的措施來關愛自己。

首先，關注高質量的睡眠。

簡單說來，養成按時睡覺的習慣。經常會有這樣的情況，工作至凌晨2點，早上7點又開始新一天的工作，短期看來，這似乎顯得你很敬業、很投入，但長遠看來，這樣做慢慢會使你筋疲力盡，你對工作的投入度也會隨之減少。

其次，嘗試每天空出時間，堅持鍛煉。

你不需要每天訓練馬拉松或舉重，但即使是每天做一個簡短的瑜伽視頻，在午休時間快步走，或者在喝咖啡前做幾次跳躍運動，都能釋放內啡肽，有助于改善你的情緒，集中注意力。

再次，找到一個能幫助你減輕壓力的發泄方式。

你要認識到你什么時候感到壓力，知道什么活動可以幫助你放松，讓你重新集中注意力。不存在一種活動適用于所有情況，最有用的就是找到適合自己的方法。

最后，攜手同事，關注自身健康。

你可以向同事拋出橄欖枝，大家成為互助伙伴，當被打擊需要宣泄情緒或者想要集思廣益如何更好地放松時，互相及時提供幫助。

本文整理自羅伯特·格雷澤(Robert Glazer)著《遠程工作革命：簡單有效的遠程工作原則與方法》，中信出版集團2021年10月出版。版權歸作者及本書所有，轉載請注明出處。

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